BLOG

 

Месечната среща на “Lean community” се състоя на 08.02.2015 г. В нея Васил Петров бе лектор и сподели факти, свързани с прилагането на Lean в авиоиндустрията. В процеса на дискусията се дадоха за пример различни инструменти и принципи, свързани с методологията Lean, което помогна на участниците в срещата да пречупят  своята мисъл и да имплементират показаните методи в собствените си бизнеси. Искате да разберете за Lean community? Искате да се запознаете с експерти в областта? Заповядайте на следващата ни среща на 07.04.2015 г.

Месечната среща на Lean community, както обикновено се проведе под надслова “ Let’s be LEAN ”. Целта на събитието беше да запознаем и обогатим знанията на участниците от априлската среща по методите SMED и 5S. Наш гост беше изъплнителният директор на Amer Sports Bulgaria - Йордан Ламбрев, който сподели примери от практиката. Интересно беше и включването на Костадин Апостолов,който ни разказа повече за основите и приложението на 5S. 

Темата на последвалата дискусия беше приложението на метода LEAN в ежедневието ни, както и основните пречки с които се сблъскваме. Също така, поговорихме за спецификите на народопсихологията на българина и за това как тя рефлектира върху прилагането на LEAN на локално ниво.

Екипът  на  “Lean community” Ви кани на следващото ни събитие на 10.05.2015 !

 

 

Принципът на Айзенхауер за „спешните“ и „важните“ задачи

Как да използваме времето си не само ефективно, но и ефикасно

Фокусирайте се върху най-важните си задачи.

Представете си, че шефът ви иска от вас да подготвите важна презентация за следващата среща на директорите. Имате само няколко дни на разположение, доста сте натоварени, освен това трябва да свършите и много други спешни неща. Поради тази причина се чувствате неспокойни, не можете да се концентрирате и всичко ви подлудява. Фактът, че „нямате време“ е едно от нещата , които са сред най- големите източници на стрес на работното място и това е така поради факта, че имате твърде много неща за вършене, а твърде малко време. И така – как можете да се справите със стреса, да изпълните най-важните си задачи и да си свършите работата? Принципът на Айзенхауер за „спешните“ и „важните“ задачи ви помага да мислите за своите приоритети и да прецените кои от нещата, които трябва да свършите са наистина важни и кои просто ви отвличат вниманието.

Кои са „важните“ и кои „спешните“ задачи ?

През 1954 г. в своята реч пред Второто събрание на Световния съвет на църквите, бившият президент на САЩ - Дуайт Айзенхауер, който цитира Доктор Дж. Роуз Милър, президент на Северозападния университет казва: "Имам два вида проблеми – спешните и важните. Спешните не са важни, а важните никога не са спешни. Този „Принцип на Айзенхауер“ показва как президентът организира своята работа и приоритети.

Той признава, че правилното организиране на времето означава да сме както ефективни, така и ефикасни. С други думи, трябва да отделяме време за нещата, които са важни, а не само за тези, които са спешни. За да го направим и да намалим стреса от това да имаме твърде много приближаващи крайни срокове, трябва да осъзнаем следната разлика :

  • Важните задачи и изпълнението им водят до това да постигнем целите си- независимо от това дали са професионални или лични.

  • Спешните задачи изискват от нас незабавна реакция и обикновено са свързани с това да помогнем за постигането на нечии други цели. Ние често се концентрираме върху тях и те изискват нашето внимание, защото последствията от това, че не сме се справили с тях, са мигновени.

  • Когато знаем кои задачи са важни и кои спешни, можем да преодолеем естествената си реакция да се фокусираме върху не толкова важните, но спешни задачи , така че да можем да имаме достатъчно време да свършим тези, които са най-важни, за да постигнем успех. Това е начинът, по който променяме своята позиция от такива , които се борят с огъня, на такива, които разрастват бизнеса и кариерата си.

    Как да приложите „Принципът на Айзенхауер“ ?

    За да използвате този принцип, трябва да направите списък на всичките си задачи и проекти, които са на дневен ред. Опитайте е да включите всичко, което ви отнема време, когато сте на работа, дори и да ви се струва, че не е толкова важно.

    След това помислете за всяка задача и я поставете в една от 4-те категории, както е показано :

    1. Важни и спешни - .....................

    2. Важни, но не спешни- ......................

    3. Не са важни, но са спешни- .........................

    4. Не са важни и не са спешни- ...........................

    После използвайте стратегиите, които са описани, за да степенувате задачите си.

     

    1. Важни и спешни

    Има два различни вида спешни и важни задачи: тези, които няма как да предвидите и тези, които сте оставили за последния момент. Можете да елиминирате тези, които сте оставили за последния момент, като ги планирате и не ги отлагате. Въпреки това не винаги можете да предвиждате всичко или да избегнете проблеми и кризи. В такива моменти най-добрият подход е да оставите „дупки“ в графика си ,за да имате време да реагирате при непредвидени ситуации и непланирани важни дейности. (Ако възникне голям проблем е нужно да подредите и другите си задачи наново). Ако трябва да свършите много на брой спешни и важни задачи, помислете кои от тях сте можели да предвидите и как можете да ги предвидите следващия път, за да може да не станат отново спешни.

    2. Важни, но не спешни

    Тези задачи ви помагат да постигнете своите лични и професионални цели и да приключите важна работа. 

    Трябва да сте сигурни, че имате достатъчно време, за да свършите качествено тези неща, така че да не се превръщат в „спешни“. Също така запомнете ,че е нужно да си оставите достатъчно време в графика, за да се справите с непредвидени ситуации. Това ще увеличи шансовете ви да контролирате ситуацията и ще ви помогне да избегнете стреса от това да вършите неща, които са спешни, но не толкова необходими.

    3. Не са важни, но са спешни

    Спешните, но не толкова важни задачи са тези, които ви спъват по пътя към целта. Помислете дали можете да ги реорганизирате или да ги прехвърлите като задължение на някой друг. Често, източник на такива задачи са другите хора. Понякога е по-добре да кажете едно учтиво „не“ или да ги окуражите да решат сами проблема си.

    Все пак се опитайте да намерите време, когато сте свободни, за да могат другите хора да знаят, че тогава могат да говорят с вас. Добър начин да направите това е да организирате редовни срещи с тези, които често ви прекъсват, за да можете да отговорите наведнъж на всичките им въпроси към вас. След това ще можете по-добре да се концентрирате върху важните си задачи.

    4. Не са важни и не са спешни

    Тези задачи просто ви губят времето- опитайте се да ги избегнете, ако това е възможно. Можете просто да не им обръщате внимание или да ги игнорирате. Някои от тях са задачи, които другите хора искат вие да свършите, въпреки че те не се съобразяват, че сега не е подходящото за вас време. Отново кажете учтиво“не“ и ако можете, обяснете защо не ви е възможно да ги свършите. Ако хората разберат, че вие сте наясно с целите и границите си, те за в бъдеще ще спрат да искат от вас да вършите задачи, които не са важни.

    Ключови моменти

    Принципът на Айзенхауер за ‚спешните“ и „важните“ задачи ви помага бързо да осъзнаете кои са задачите, върху които трябва да се фокусирате и кои трябва да игнорирате. Като използвате този модел, за да организирате времето си, можете да се справите с наистина важни задачи и в същото време да работите върху важни, дългосрочни цели.

    За да използвате този метод, напишете списък с всичките си задачи и дейности и поставете всяка от тях в една от следните категории:

    • Важни и спешни

    • Важни, но не спешни.

    • Не са важни, но са спешни.

    • Не са важни и не спешни.

    След това подредете задачите и дейностите си според тяхната важност и спешност.

  • http://www.mindtools.com/